FAQ per i proprietari

Il rapporto tra i proprietari e Apartments UA è regolato dai Termini di utilizzo, dall’Informativa sulla privacy pubblicata sul sito e dall’Accordo con l’utente, che viene fornito dopo l’attivazione del vostro alloggio sulla piattaforma.

La registrazione sulla piattaforma e l’accettazione esplicita dell’Accordo con l’utente (offerta pubblica) costituiscono una base giuridica sufficiente per iniziare a lavorare. Non sono richiesti ulteriori contratti cartacei.

Sì. La registrazione è gratuita e il periodo di prova dura un mese. Durante questo periodo potete aggiungere alloggi e conoscere le funzionalità della piattaforma. Se al termine del mese nel vostro account non saranno presenti alloggi attivi da promuovere, l’account verrà temporaneamente bloccato.

Se nei successivi 30 giorni non verrà attivato alcun alloggio, l’account sarà eliminato automaticamente e l’indirizzo e-mail usato come login verrà bloccato in modo permanente e senza possibilità di ripristino.

Nell’area personale potete caricare una fotografia o il logo della vostra azienda. È necessario indicare un indirizzo, i numeri di telefono e i recapiti di persone di fiducia. Potete anche scrivere una breve presentazione, ma è facoltativo: può aumentare la fiducia perché alcune informazioni vengono mostrate sul sito accanto agli alloggi.

L’amministrazione di Apartments UA si riserva il diritto di richiedere documenti che attestino l’identità del proprietario o lo status giuridico dell’azienda, nonché la proprietà dell’alloggio o un contratto di locazione. La richiesta può essere presentata se:

• arrivano reclami fondati da parte degli ospiti o dei canali partner;
• si rilevano segnali di frode o attività sospette;
• per rispettare le regole dei canali di prenotazione è necessario verificare il diritto a pubblicare l’alloggio.

La piattaforma non impone requisiti sullo status giuridico dell’utente. Potete operare come persona fisica, imprenditore individuale (FOP) o persona giuridica. La forma dell’attività e gli obblighi fiscali dipendono dalle leggi della vostra giurisdizione. Apartments UA non interviene nelle questioni fiscali e non richiede una prova dello status giuridico per la registrazione.

No. Apartments UA è una piattaforma interamente cloud, accessibile tramite browser web da computer, laptop, tablet e smartphone. Potete gestire gli alloggi da qualsiasi luogo con una connessione Internet.

Al momento non è disponibile un’app mobile perché l’interfaccia web offre tutte le funzioni necessarie e permette di lavorare comodamente da computer e dispositivi mobili.

Non ci sono limiti al numero di alloggi. Un singolo account può contenere un alloggio oppure crescere fino a decine o centinaia di alloggi.

Per i proprietari con 1–10 alloggi, un sito separato in genere non è necessario: la maggior parte degli ospiti arriva dai principali canali di prenotazione e un sito autonomo raramente porta un aumento significativo delle prenotazioni.

Sì. Per i gestori di decine o centinaia di alloggi, un sito proprio è uno strumento importante per sviluppare l’attività. Aiuta ad attrarre nuovi proprietari, ampliare la rete di partner e ottenere prenotazioni aggiuntive dagli ospiti. Tuttavia, creare e promuovere un sito richiede budget, tempo e lavoro costante.

Se intendete ampliare la vostra attività nel settore degli affitti brevi, potete registrarvi su PMS.Rent, dove è disponibile la modalità manager per gestire numerosi alloggi. La piattaforma offre strumenti per l’automazione, la sincronizzazione con i canali di prenotazione, la reportistica e la comunicazione con i proprietari.

Potete anche diventare rappresentanti regionali o agenti affiliati e richiedere la creazione e il collegamento di un vostro sito integrato con PMS.Rent. Il sito vi aiuterà a promuovere gli alloggi nella vostra regione, sviluppare una rete di agenzie e rafforzare la vostra presenza sul mercato.

I vostri alloggi vengono pubblicati su Apartments UA e, se lo desiderate e nel rispetto delle regole dei canali, possono essere pubblicati automaticamente sui principali portali internazionali di prenotazione. La piattaforma si integra con le maggiori OTA, tra cui Booking.com, Airbnb, Vrbo, Google Vacation Rentals e altri, per raggiungere un pubblico ampio e attirare un flusso costante di ospiti.

Oltre alle piattaforme globali, gli alloggi possono essere pubblicati su più di 300 portali regionali e di nicchia e presso agenzie di viaggio attive in diversi Paesi. In questo modo potete ricevere prenotazioni non solo dai grandi canali internazionali, ma anche da servizi locali popolari in determinate città, Paesi o segmenti turistici.

Ogni alloggio dispone di una propria scheda con descrizione, fotografie e calendario delle disponibilità aggiornato. La sincronizzazione con i canali di prenotazione è automatica: aiuta a evitare le doppie prenotazioni e a mostrare correttamente prezzi e condizioni di cancellazione.

Consultate l’elenco dei principali canali di distribuzione nella pagina «Canali principali di prenotazione».

No. I portali esterni pubblicano gli annunci a nome delle società partner di PMS.Rent. Non è necessario creare account sui canali né pubblicare gli alloggi autonomamente. Tutte le prenotazioni provenienti dai canali collegati arrivano direttamente nel vostro account personale e vengono inviate anche via e-mail e Telegram, il principale canale di notifica tempestiva per i proprietari. Per ricevere puntualmente informazioni sulle prenotazioni e sulle richieste degli ospiti è necessario installare Telegram.

No. Gli alloggi vengono distribuiti automaticamente attraverso diversi sistemi di prenotazione e tutti i canali e marketplace di agenzie di viaggio disponibili. Potete però scegliere di non collegare l’alloggio a nessun canale esterno. In questo caso sarà pubblicato solo su Apartments UA.

La pubblicazione degli alloggi sulla piattaforma è gratuita. I proprietari non pagano nulla in anticipo e non sostengono costi per la pubblicazione o la promozione degli alloggi.

La commissione di Apartments UA viene trattenuta solo sulle prenotazioni effettivamente ricevute e viene calcolata automaticamente in base a diversi parametri, tra cui il numero di camere, la posizione, la stagionalità e altri fattori previsti dall’algoritmo. L’algoritmo considera anche le commissioni dei canali di prenotazione e i costi operativi della piattaforma e delle banche.

Importante: la commissione viene detratta dall’importo pagato dall’ospite, non dal reddito del proprietario.

Il proprietario riceve sempre esattamente l’importo indicato nel proprio account, tenendo conto degli sconti impostati o delle imposte obbligatorie. Non ci sono trattenute nascoste né pagamenti aggiuntivi.

Il nostro principio è: voi guadagnate, la piattaforma riceve una commissione; se non ci sono prenotazioni, non pagate nulla.

Il pagamento viene riscosso dal sistema di pagamento collegato alla piattaforma Pms.Rent. Quando un ospite prenota e paga il soggiorno, i fondi vengono trasferiti sul conto di regolamento della piattaforma e riservati. Dopo la conferma del check-in dell’ospite e il regolamento definitivo con i canali di prenotazione, i fondi vengono trasferiti al proprietario entro 48 ore dal check-in, al netto della commissione della piattaforma e di eventuali trattenute (sanzioni dei canali, commissioni bancarie ecc.). Questo sistema riduce il rischio di cancellazioni e chargeback ed è in linea con la prassi internazionale.

Nel sistema PMS.Rent / Apartments UA viene creato per ogni proprietario un wallet finanziario personale, sul quale vengono accreditati automaticamente i pagamenti delle prenotazioni confermate.

Il proprietario può trasferire fondi da questo wallet in qualsiasi momento verso i conti e i servizi di pagamento che preferisce, tra cui:

• carte bancarie;
• wallet elettronici, ad esempio PayPal;
• conti bancari in qualsiasi Paese;
• wallet di criptovalute — i pagamenti in stablecoin (USDT, USDC ecc.) sono disponibili tramite conversione automatica.

L’infrastruttura di pagamento supporta numerosi metodi di prelievo, così potete scegliere quello più comodo per voi.

Consigliamo inoltre di aprire un conto Wise, che consente trasferimenti internazionali rapidi, commissioni ridotte e pagamenti affidabili nella maggior parte dei Paesi.

La piattaforma non può gestire tutte le possibili varianti delle regole di cancellazione di ogni canale, perché i requisiti differiscono notevolmente. Nell’area personale sono disponibili quattro categorie standard: flessibile, moderata, rigida e non rimborsabile. Scegliete una categoria per l’annuncio e la piattaforma applicherà automaticamente condizioni equivalenti nel formato più simile supportato da ciascun canale.

Nota: l’interpretazione e l’applicazione delle condizioni di cancellazione possono variare leggermente in base alle regole del singolo canale. In caso di controversia, il canale di prenotazione interessato può decidere se rimborsare l’ospite secondo le proprie regole interne.

Le condizioni di cancellazione dipendono dalla categoria scelta. La piattaforma le applica automaticamente su tutti i canali collegati. Se l’ospite cancella, il sistema calcola l’eventuale rimborso in base alla categoria selezionata e alle regole del canale specifico.

Se la cancellazione avviene in un periodo in cui non è previsto alcun rimborso, i fondi restano al proprietario al netto delle commissioni dei canali e di eventuali trattenute operative. Se è previsto un rimborso parziale o totale, il relativo importo viene restituito automaticamente all’ospite tramite il sistema di pagamento.

La cancellazione di una prenotazione confermata da parte del proprietario è considerata una violazione grave da tutti i canali di prenotazione. Piattaforme come Airbnb, Vrbo e altre possono applicare sanzioni finanziarie e amministrative: trattenere parte dell’importo della prenotazione, bloccare le date, abbassare la valutazione, rimuovere temporaneamente l’alloggio dalla pubblicazione e imporre altre limitazioni. La sanzione dipende dal canale e dal tempo che manca al check-in e può variare da un importo fisso fino al 100% del prezzo della prenotazione.

Poiché il proprietario non ha rapporti finanziari diretti con i canali, tutte le sanzioni vengono addebitate a PMS.Rent e poi detratte dai pagamenti al proprietario; potrebbe aggiungersi una commissione bancaria. Per questo la cancellazione da parte del proprietario è vista negativamente da tutti i partecipanti.

I proprietari dovrebbero evitare queste situazioni. Se si verifica una causa di forza maggiore per motivi oggettivi, impegnatevi al massimo per trovare una sistemazione alternativa, informate l’ospite in anticipo e concordate con lui un’altra soluzione adeguata.

Su Apartments UA l’ospite può inviare un messaggio al proprietario prima di effettuare la prenotazione. In questa fase né l’ospite né il proprietario possono scambiarsi i dati di contatto. In caso di violazione, la conversazione verrà bloccata.

Dopo il pagamento completo della prenotazione e l’entrata in vigore delle regole di cancellazione, la piattaforma trasmette automaticamente all’ospite i contatti del proprietario e al proprietario quelli dell’ospite. Le parti gestiscono poi direttamente le questioni relative al check-in, all’orario di arrivo, al transfer, alla consegna delle chiavi e ai servizi aggiuntivi, senza l’intervento della piattaforma.

Nell’area personale potete indicare le regole di prenotazione, le modalità di check-in e di soggiorno, le caratteristiche dell’alloggio e i contatti della persona che comunicherà con l’ospite. Una parte di queste informazioni sarà visibile sul sito al momento della prenotazione.

Dopo aver ricevuto i contatti dell’ospite, consigliamo di inviare di nuovo le istruzioni principali nella corrispondenza, perché non tutti gli ospiti leggono con attenzione le informazioni sul sito.

Sì, è una prassi normale. Potete chiedere all’ospite un documento d’identità, fargli firmare un accordo o compilare un modulo di registrazione. È meglio indicarlo in anticipo nelle istruzioni per il check-in o comunicarlo all’ospite nei messaggi.

Sì, è consigliato. Anche se i canali di prenotazione prevedono formalmente un deposito, può essere difficile ottenere un risarcimento tramite questi canali. Poiché gli utenti della piattaforma non gestiscono direttamente le controversie con i canali, è opportuno indicare nel regolamento dell’alloggio un deposito cauzionale in contanti di importo definito, da restituire al check-out dopo aver controllato l’alloggio. L’importo del deposito deve essere indicato anche nell’account del proprietario.

Consigliamo di documentare la consegna del deposito con una ricevuta o una dichiarazione scritta e di registrare le condizioni dell’alloggio al check-in e al check-out con fotografie, video o altri mezzi disponibili.

Né Apartments UA né la piattaforma Pms.Rent agiscono da arbitro nelle controversie tra ospiti e proprietari o prendono decisioni autonome su indennizzi, sanzioni o rimborsi, salvo nei casi espressamente previsti dall’Accordo con l’utente o dalla legge applicabile. Se nasce una controversia tra ospite e proprietario, le parti dovrebbero prima cercare di risolverla direttamente. Se la controversia riguarda la responsabilità della piattaforma (ad esempio frode o errore del sistema), contattate l’assistenza e fornite tutte le informazioni necessarie.

I server e l’infrastruttura giuridica della piattaforma si trovano in un Paese europeo. Il database è protetto con misure di sicurezza moderne, tra cui crittografia, controllo degli accessi e backup. L’accesso è limitato a un numero ristretto di dipendenti autorizzati. I dati personali vengono trattati in conformità con l’Informativa sulla privacy e con la normativa applicabile sulla protezione dei dati. I proprietari hanno il diritto di accedere ai propri dati, correggerli e chiederne la cancellazione.

Scrivici tramite il modulo di contatto nella pagina «Contatti». Esaminiamo tutte le richieste e diamo priorità alle domande che riguardano molti utenti o il funzionamento della piattaforma. Pubblichiamo le risposte alle domande più frequenti nella sezione FAQ, così che siano disponibili a tutti.