FAQ pour les propriétaires

Les relations entre les propriétaires et Apartments UA sont régies par les Conditions d’utilisation, la Politique de confidentialité publiée sur le site, ainsi que le Contrat utilisateur, qui vous sera remis après l’activation de votre logement sur la plateforme.

L’inscription sur la plateforme et l’acceptation expresse du Contrat utilisateur (offre publique) constituent une base juridique suffisante pour commencer à travailler. Aucun contrat papier supplémentaire n’est nécessaire.

Oui. L’inscription est gratuite et la période d’essai dure un mois. Pendant cette période, vous pouvez ajouter des logements et découvrir les fonctionnalités de la plateforme. Si aucun logement actif n’est disponible pour la promotion dans votre compte à la fin du mois, votre compte sera temporairement bloqué.

Si aucun logement n’est activé au cours des 30 jours suivants, le compte sera automatiquement supprimé et l’adresse e-mail utilisée comme identifiant sera définitivement bloquée, sans possibilité de récupération.

Dans votre espace personnel, vous pouvez télécharger une photo ou le logo de votre entreprise. Vous devez indiquer une adresse, des numéros de téléphone et les coordonnées de personnes de confiance. Vous pouvez vous présenter si vous le souhaitez : ce n’est pas obligatoire, mais cela renforce la confiance, car certaines informations apparaissent sur le site à côté de vos logements.

L’administration d’Apartments UA se réserve le droit de demander des documents attestant l’identité du propriétaire ou le statut juridique de l’entreprise, ainsi que la propriété du logement ou un contrat de location. Une telle demande peut être faite si :

• des réclamations fondées sont reçues de la part de voyageurs ou de canaux partenaires ;
• des signes de fraude ou d’activité suspecte sont constatés ;
• une preuve du droit de publier le logement est nécessaire pour respecter les règles des canaux de réservation.

La plateforme n’impose pas de statut juridique aux utilisateurs. Vous pouvez exercer en tant que particulier, entrepreneur individuel (FOP) ou personne morale. Le choix de la forme d’activité et le respect de vos obligations fiscales dépendent de la législation applicable dans votre juridiction. Apartments UA n’intervient pas dans les questions fiscales et n’exige pas de justificatif de statut juridique lors de l’inscription.

Non. Apartments UA est une plateforme entièrement hébergée dans le cloud et accessible depuis un navigateur web sur ordinateur, portable, tablette ou smartphone. Vous pouvez gérer vos logements depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet.

Il n’existe pas encore d’application mobile, car l’interface web offre toutes les fonctionnalités nécessaires et permet de travailler facilement depuis un ordinateur ou un appareil mobile.

Le nombre de logements n’est pas limité. Un seul compte peut contenir un logement ou évoluer jusqu’à des dizaines, voire des centaines de logements.

Pour les propriétaires de 1 à 10 logements, un site séparé n’est généralement pas nécessaire : la majorité des voyageurs provient des grandes plateformes de réservation, et un site indépendant apporte rarement une hausse notable du nombre de réservations.

Oui. Pour les gestionnaires de dizaines ou de centaines de logements, disposer de son propre site devient un outil important pour développer l’activité. Il permet d’attirer de nouveaux propriétaires, d’élargir le réseau de partenaires et de recevoir des réservations supplémentaires de voyageurs. Toutefois, la création et la promotion d’un site nécessitent un budget, du temps et un travail régulier.

Si vous prévoyez de développer votre activité de location de courte durée, vous pouvez vous inscrire sur PMS.Rent, qui propose un mode gestionnaire pour un grand nombre de logements. La plateforme fournit des outils d’automatisation, de synchronisation avec les canaux de réservation, de reporting et de communication avec les propriétaires.

Vous pouvez également devenir représentant régional ou agent affilié et demander la création et la connexion de votre propre site intégré à PMS.Rent. Celui-ci vous permettra de promouvoir les logements de votre région, de développer un réseau d’agents et de renforcer votre présence sur le marché.

Vos logements sont publiés sur Apartments UA et peuvent aussi être diffusés automatiquement sur les principaux portails internationaux de réservation, si vous le souhaitez et dans le respect des règles des canaux. La plateforme s’intègre aux grands OTA, notamment Booking.com, Airbnb, Vrbo, Google Vacation Rentals et d’autres, afin de toucher un large public et d’attirer régulièrement des voyageurs.

En plus des plateformes internationales, les logements peuvent être publiés sur plus de 300 portails régionaux et spécialisés ainsi que par l’intermédiaire d’agences de voyage présentes dans différents pays. Vous pouvez ainsi recevoir des réservations non seulement via les grandes plateformes internationales, mais aussi via des services locaux populaires dans certaines villes, certains pays ou certains segments touristiques.

Chaque logement dispose de sa propre fiche avec une description, des photos et un calendrier de disponibilités à jour. La synchronisation avec les canaux de réservation est automatique : elle aide à éviter les doubles réservations et à afficher correctement les prix et les conditions d’annulation.

Consultez la liste des principaux canaux de diffusion sur la page « Principaux canaux de réservation ».

Non. Les portails externes publient les annonces au nom des sociétés partenaires de PMS.Rent. Vous n’avez pas besoin de créer de comptes sur ces plateformes ni d’y publier les logements vous-même. Toutes les réservations provenant des canaux connectés arrivent directement dans votre espace personnel et sont également envoyées par e-mail et sur Telegram, le principal canal de notification rapide pour les propriétaires. Vous devez installer Telegram pour recevoir rapidement les informations concernant les réservations et les demandes des voyageurs.

Non. Les logements sont automatiquement diffusés via plusieurs systèmes de réservation, sur tous les canaux disponibles et les places de marché des agences de voyage. Vous pouvez toutefois choisir de ne connecter le logement à aucun canal externe. Dans ce cas, il sera publié uniquement sur Apartments UA.

La publication des logements sur la plateforme est gratuite. Les propriétaires ne paient rien à l’avance et n’ont aucun frais de publication ou de promotion à leur charge.

La commission d’Apartments UA est prélevée uniquement sur les réservations effectivement reçues et calculée automatiquement selon plusieurs paramètres : nombre de pièces, emplacement, saisonnalité et autres facteurs intégrés à l’algorithme. Celui-ci prend également en compte les commissions des canaux de réservation ainsi que les frais de fonctionnement de la plateforme et des banques.

Important : la commission est prélevée sur le montant payé par le voyageur, et non sur le revenu du propriétaire.

Le propriétaire reçoit toujours exactement le montant indiqué dans son compte, en tenant compte des réductions qu’il a définies ou des taxes obligatoires. Aucun frais caché ni paiement supplémentaire n’est appliqué.

Notre principe : vous gagnez de l’argent, la plateforme perçoit une commission ; sans réservation, vous ne payez rien.

Le paiement est encaissé par le système de paiement connecté à la plateforme Pms.Rent. Lorsqu’un voyageur réserve et paie son séjour, les fonds sont versés sur le compte de règlement de la plateforme et réservés. Après confirmation de l’arrivée du voyageur (check-in) et règlement définitif avec les canaux de réservation, les fonds sont transférés au propriétaire dans les 48 heures suivant l’arrivée, déduction faite de la commission de la plateforme et des éventuelles retenues (pénalités des canaux, frais bancaires, etc.). Ce système réduit les risques d’annulation et de rétrofacturation (chargeback) et correspond aux pratiques internationales courantes.

Le système PMS.Rent / Apartments UA crée pour chaque propriétaire un portefeuille financier personnel, sur lequel les versements des réservations confirmées sont crédités automatiquement.

Le propriétaire peut transférer des fonds depuis ce portefeuille à tout moment vers les comptes et services de paiement de son choix, notamment :

• les cartes bancaires ;
• les portefeuilles électroniques, comme PayPal ;
• les comptes bancaires dans n’importe quel pays ;
• les portefeuilles de cryptomonnaies — les versements en stablecoins (USDT, USDC, etc.) sont possibles grâce à une conversion automatique.

L’infrastructure de paiement prend en charge un large choix de méthodes de retrait ; vous pouvez donc choisir celle qui vous convient le mieux.

Nous recommandons également d’ouvrir un compte Wise, qui permet d’effectuer rapidement des virements internationaux avec des frais réduits et de recevoir des paiements de manière fiable dans la plupart des pays.

La plateforme ne peut pas prendre en compte toutes les conditions d’annulation possibles de chaque canal, car leurs exigences diffèrent considérablement. Votre espace personnel propose quatre catégories standard : flexible, modérée, stricte et non remboursable. Vous choisissez une catégorie pour votre annonce ; la plateforme transmet automatiquement des conditions équivalentes dans le format le plus proche pris en charge par chaque canal.

À noter : l’interprétation et l’application des conditions d’annulation peuvent varier légèrement selon les règles de chaque canal. En cas de litige, le canal de réservation concerné peut décider du remboursement du voyageur selon ses règles internes.

Les conditions d’annulation dépendent de la catégorie que vous avez choisie. La plateforme les applique automatiquement à tous les canaux connectés. Lorsqu’un voyageur annule, le système calcule le montant du remboursement éventuel selon la catégorie sélectionnée et les règles du canal concerné.

Si l’annulation intervient pendant une période où aucun remboursement n’est prévu, les fonds restent acquis au propriétaire, déduction faite des commissions des canaux et des éventuels frais de fonctionnement. En cas de remboursement partiel ou total, le montant correspondant est automatiquement remboursé au voyageur via le système de paiement.

L’annulation d’une réservation confirmée par le propriétaire est considérée comme une infraction grave par tous les canaux de réservation. Des plateformes comme Airbnb, Vrbo et d’autres peuvent appliquer des pénalités financières et des sanctions administratives : retenue d’une partie du montant de la réservation, blocage des dates, baisse de la note, retrait temporaire du logement et autres restrictions. La pénalité dépend du canal et du temps restant avant l’arrivée ; elle peut aller d’un montant fixe à 100 % du prix de la réservation.

Comme le propriétaire n’a pas de relation financière directe avec les canaux, toutes les pénalités sont facturées à PMS.Rent puis déduites des versements au propriétaire ; des frais bancaires peuvent s’y ajouter. L’annulation par le propriétaire est donc mal perçue par toutes les parties.

Les propriétaires doivent éviter ce type de situation. Si un cas de force majeure survient pour des raisons objectives, faites tout votre possible pour trouver un autre logement, informez le voyageur à l’avance et convenez avec lui d’une solution de remplacement adaptée.

Sur le site Apartments UA, le voyageur peut envoyer un message au propriétaire avant de réserver. À ce stade, ni le voyageur ni le propriétaire ne sont autorisés à communiquer leurs coordonnées. En cas de violation de cette règle, la conversation sera bloquée.

Après le paiement intégral de la réservation et l’entrée en vigueur des conditions d’annulation, la plateforme transmet automatiquement au voyageur les coordonnées du propriétaire et au propriétaire celles du voyageur. Les parties règlent ensuite directement les questions liées à l’arrivée, à l’heure d’arrivée, au transfert, à la remise des clés et aux services supplémentaires, sans intervention de la plateforme.

Dans votre espace personnel, vous pouvez indiquer les règles de réservation, les modalités d’arrivée et de séjour, les particularités du logement et les coordonnées de la personne qui communiquera avec le voyageur. Une partie de ces informations sera visible sur le site au moment de la réservation.

Après avoir reçu les coordonnées du voyageur, nous vous recommandons de lui renvoyer les principales instructions par message, car tous les voyageurs ne lisent pas attentivement les informations du site.

Oui, c’est une pratique courante. Vous pouvez demander au voyageur de présenter une pièce d’identité, de signer un contrat ou de remplir un formulaire d’enregistrement. Il est préférable de le préciser à l’avance dans les instructions d’arrivée ou dans vos messages.

Oui, c’est recommandé. Même si les canaux de réservation prévoient officiellement un dépôt, il peut être difficile d’obtenir une indemnisation par leur intermédiaire. Comme les utilisateurs de la plateforme ne traitent pas directement avec les canaux en cas de litige, il est conseillé d’indiquer dans le règlement intérieur qu’un dépôt de garantie en espèces d’un montant déterminé est demandé. Il est rendu au départ après inspection du logement. Le montant doit également être indiqué dans l’espace propriétaire.

Nous recommandons de documenter la remise du dépôt par un reçu ou une reconnaissance écrite et de constater l’état du logement à l’arrivée et au départ par des photos, une vidéo ou tout autre moyen disponible.

Ni Apartments UA ni la plateforme Pms.Rent n’agissent comme arbitres dans les litiges entre voyageurs et propriétaires ni ne prennent de décisions indépendantes concernant les indemnisations, les pénalités ou les remboursements, sauf dans les cas expressément prévus par le Contrat utilisateur ou la législation applicable. En cas de litige, le voyageur et le propriétaire doivent d’abord essayer de le résoudre directement. Si le litige concerne la responsabilité de la plateforme (par exemple, une fraude ou une erreur du système), contactez le service d’assistance et fournissez toutes les informations nécessaires.

Les serveurs et l’infrastructure juridique de la plateforme se trouvent dans un pays européen. La base de données est protégée par des mesures de sécurité modernes, notamment le chiffrement, le contrôle des accès et les sauvegardes. Seul un nombre limité de collaborateurs autorisés y a accès. Les données personnelles sont traitées conformément à la Politique de confidentialité et à la législation applicable en matière de protection des données. Les propriétaires ont le droit d’accéder à leurs données, de les corriger et de les faire supprimer.

Écrivez-nous via le formulaire de contact sur la page « Contact ». Nous examinons toutes les demandes et donnons la priorité aux questions qui concernent de nombreux utilisateurs ou le fonctionnement de la plateforme. Nous publions les réponses aux questions fréquentes dans la rubrique FAQ afin qu’elles soient accessibles à tous.