FAQ para propietarios

La relación entre los propietarios y Apartments UA se rige por los Términos de uso, la Política de privacidad publicada en el sitio web y el Acuerdo de usuario, que se facilita después de activar su alojamiento en la plataforma.

Registrarse en la plataforma y aceptar expresamente el Acuerdo de usuario (oferta pública) son bases jurídicas suficientes para empezar a trabajar. No se requieren contratos adicionales en papel.

Sí. El registro es gratuito y el período de prueba dura un mes. Durante este tiempo puede añadir alojamientos y conocer las funciones de la plataforma. Si al terminar el mes no hay alojamientos activos disponibles para promocionar en su cuenta, esta se bloqueará temporalmente.

Si no se activa ningún alojamiento durante los 30 días siguientes, la cuenta se eliminará automáticamente y la dirección de correo electrónico utilizada como nombre de usuario quedará bloqueada permanentemente, sin posibilidad de recuperarla.

En su cuenta personal puede subir una fotografía o el logotipo de su empresa. Debe indicar una dirección, números de teléfono y los datos de contacto de personas de confianza. Puede escribir una presentación sobre usted si lo desea; es opcional, pero ayuda a generar confianza, ya que parte de esta información aparece en el sitio junto a sus alojamientos.

La administración de Apartments UA se reserva el derecho de solicitar documentos que acrediten la identidad del propietario o la situación jurídica de la empresa, así como la titularidad del alojamiento o un contrato de alquiler. Esta solicitud puede hacerse si:

• se reciben reclamaciones fundadas de huéspedes o canales asociados;
• hay indicios de fraude o actividad sospechosa;
• se necesita acreditar el derecho a publicar el alojamiento para cumplir las normas de los canales de reserva.

La plataforma no establece requisitos sobre la situación jurídica del usuario. Puede trabajar como persona física, empresario individual (FOP) o persona jurídica. La forma de ejercer la actividad y el cumplimiento de las obligaciones fiscales dependen de las leyes de su jurisdicción. Apartments UA no interviene en asuntos fiscales ni exige acreditar la situación jurídica para registrarse.

No. Apartments UA es una plataforma totalmente basada en la nube, accesible desde un navegador web en ordenadores, portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes. Puede gestionar sus alojamientos desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Por el momento no hay una aplicación móvil, ya que la interfaz web ofrece todas las funciones necesarias y permite trabajar cómodamente desde un ordenador o un dispositivo móvil.

No hay límite en el número de alojamientos. Una cuenta puede incluir un alojamiento o crecer hasta tener decenas o cientos.

Para los propietarios con entre 1 y 10 alojamientos, normalmente no hace falta una página web independiente: la mayoría de los huéspedes llega a través de los principales canales de reserva, y una página propia rara vez aumenta las reservas de forma significativa.

Sí. Para los gestores de decenas o cientos de alojamientos, tener una página web propia es una herramienta importante para desarrollar el negocio. Permite captar nuevos propietarios, ampliar la red de colaboradores y recibir reservas adicionales de huéspedes. Sin embargo, crear y promocionar una página web requiere presupuesto, tiempo y trabajo continuo.

Si desea ampliar su actividad en el sector del alquiler de corta duración, puede registrarse en PMS.Rent, donde está disponible el modo de gestor para administrar muchos alojamientos. La plataforma ofrece herramientas de automatización, sincronización con canales de reserva, elaboración de informes y comunicación con los propietarios.

También puede convertirse en representante regional o agente afiliado y solicitar la creación y conexión de su propia página web integrada con PMS.Rent. Esto le permitirá promocionar alojamientos en su región, desarrollar una red de agencias y reforzar su presencia en el mercado.

Sus alojamientos se publican en Apartments UA y, si usted lo desea y las normas de los canales lo permiten, también pueden anunciarse automáticamente en los principales portales internacionales de reserva. La plataforma se integra con las principales OTA, como Booking.com, Airbnb, Vrbo, Google Vacation Rentals y otras, para llegar a un público amplio y atraer un flujo constante de huéspedes.

Además de las plataformas internacionales, los alojamientos pueden publicarse en más de 300 portales regionales y especializados, así como en agencias de viajes que operan en distintos países. Esto permite recibir reservas tanto de los grandes canales internacionales como de servicios locales populares en determinadas ciudades, países o segmentos turísticos.

Cada alojamiento tiene su propia ficha con descripción, fotografías y un calendario de disponibilidad actualizado. La sincronización con los canales de reserva es automática, lo que ayuda a evitar reservas duplicadas y a mostrar correctamente los precios y las condiciones de cancelación.

Consulte la lista de los principales canales de distribución en la página «Principales canales de reserva».

No. Los portales externos publican los alojamientos en nombre de las empresas asociadas de PMS.Rent. No necesita crear cuentas en los canales ni publicar los alojamientos por su cuenta. Todas las reservas de los canales conectados llegan directamente a su cuenta personal y también se envían a su correo electrónico y a Telegram, el principal canal para recibir avisos rápidos como propietario. Es necesario instalar Telegram para recibir a tiempo información sobre reservas y consultas de huéspedes.

No. Los alojamientos se distribuyen automáticamente a través de varios sistemas de reserva y de todos los canales y mercados de agencias de viajes disponibles. Sin embargo, puede optar por no conectar el alojamiento a ningún canal externo. En ese caso, solo se publicará en Apartments UA.

Publicar alojamientos en la plataforma es gratis. Los propietarios no pagan por adelantado ni asumen gastos por publicar o promocionar sus alojamientos.

La comisión de Apartments UA se descuenta solo de las reservas recibidas efectivamente y se calcula automáticamente según varios parámetros: el número de habitaciones, la ubicación, la temporada y otros factores incluidos en el algoritmo. El algoritmo también tiene en cuenta las comisiones de los canales de reserva y los gastos operativos de la plataforma y de los bancos.

Importante: la comisión se descuenta del importe que paga el huésped, no de los ingresos del propietario.

El propietario siempre recibe exactamente el importe que indicó en su cuenta, teniendo en cuenta los descuentos que haya establecido o los impuestos obligatorios. No hay cargos ocultos ni pagos adicionales.

Nuestro principio es: usted gana, la plataforma recibe una comisión; si no hay reservas, usted no paga nada.

El pago lo procesa el sistema de pagos conectado a la plataforma Pms.Rent. Cuando un huésped reserva y paga la estancia, los fondos se ingresan en la cuenta de liquidación de la plataforma y quedan reservados. Una vez confirmado el check-in del huésped y completada la liquidación final con los canales de reserva, el dinero se transfiere al propietario en un plazo de 48 horas desde el check-in, descontando la comisión de la plataforma y posibles retenciones (penalizaciones de los canales, comisiones bancarias, etc.). Este sistema reduce el riesgo de cancelaciones y contracargos (chargebacks) y es una práctica internacional habitual.

El sistema PMS.Rent / Apartments UA crea para cada propietario un monedero financiero personal, en el que se ingresan automáticamente los pagos de las reservas confirmadas.

El propietario puede transferir fondos desde ese monedero en cualquier momento a las cuentas y servicios de pago que prefiera, incluidos:

• tarjetas bancarias;
• monederos electrónicos, como PayPal;
• cuentas bancarias en cualquier país;
• monederos de criptomonedas: es posible recibir pagos en monedas estables (USDT, USDC, etc.) mediante conversión automática.

La infraestructura de pagos admite una amplia variedad de métodos de retirada, por lo que puede elegir el que le resulte más cómodo.

También recomendamos abrir una cuenta de Wise, que ofrece transferencias internacionales rápidas, comisiones bajas y recepción fiable de pagos en la mayoría de los países.

La plataforma no puede contemplar todas las variantes posibles de las normas de cancelación de cada canal, ya que sus requisitos difieren considerablemente. En su cuenta hay cuatro categorías estándar: flexible, moderada, estricta y no reembolsable. Usted elige una categoría para el anuncio y la plataforma aplica automáticamente condiciones equivalentes en el formato más parecido que admita cada canal.

Tenga en cuenta: la interpretación y aplicación de las condiciones de cancelación pueden variar ligeramente según las normas de cada canal. En caso de disputa, el canal de reserva correspondiente puede decidir si reembolsa al huésped conforme a sus propias normas internas.

Las condiciones de cancelación dependen de la categoría que haya elegido. La plataforma las aplica automáticamente en todos los canales conectados. Si el huésped cancela, el sistema calcula el posible reembolso de acuerdo con la categoría seleccionada y las normas del canal correspondiente.

Si la cancelación se produce durante un período en el que no corresponde ningún reembolso, el propietario conserva los fondos, descontando las comisiones de los canales y los posibles gastos operativos. Si corresponde un reembolso parcial o total, el importe se devuelve automáticamente al huésped a través del sistema de pagos.

La cancelación de una reserva confirmada por parte del propietario se considera una infracción grave en todos los canales de reserva. Plataformas como Airbnb, Vrbo y otras pueden imponer penalizaciones económicas y sanciones administrativas: retener parte del importe de la reserva, bloquear fechas, reducir la valoración, retirar temporalmente el alojamiento de la publicación y aplicar otras restricciones. La penalización depende del canal y del tiempo que quede hasta la llegada; puede ir desde una cantidad fija hasta el 100 % del precio de la reserva.

Como el propietario no mantiene relaciones financieras directas con los canales, todas las penalizaciones se facturan a PMS.Rent y después se descuentan de los pagos al propietario; también puede añadirse una comisión bancaria. Por ello, la cancelación por parte del propietario se considera una acción negativa para todos los participantes.

Los propietarios deben evitar estas situaciones. Si surge una causa de fuerza mayor por motivos objetivos, haga todo lo posible por encontrar un alojamiento alternativo, avise al huésped con antelación y acuerde con él otra opción adecuada.

En el sitio web de Apartments UA, el huésped puede enviar un mensaje al propietario antes de hacer la reserva. En esta etapa, ni el huésped ni el propietario pueden compartir datos de contacto. Si se incumple esta norma, se bloqueará la conversación.

Después del pago completo de la reserva y de la entrada en vigor de las normas de cancelación, la plataforma envía automáticamente al huésped los datos de contacto del propietario y al propietario los del huésped. A partir de ese momento, ambas partes gestionan directamente las cuestiones relacionadas con la llegada, la hora de entrada, el traslado, la entrega de llaves y los servicios adicionales, sin intervención de la plataforma.

En su cuenta personal puede indicar las normas de reserva, el procedimiento de llegada y estancia, las características del alojamiento y los datos de contacto de la persona que se comunicará con el huésped. Parte de esta información aparecerá en el sitio web cuando se realice la reserva.

Después de recibir los datos de contacto del huésped, recomendamos volver a enviarle las instrucciones principales por mensaje, ya que no todos los huéspedes leen atentamente la información del sitio.

Sí, es una práctica habitual. Puede pedir al huésped que muestre un documento de identidad, firme un contrato o rellene un formulario de registro. Es mejor indicarlo con antelación en las instrucciones de llegada o comunicárselo al huésped por mensaje.

Sí, es recomendable. Aunque los canales de reserva contemplen formalmente un depósito, puede resultar difícil obtener una compensación a través de ellos. Como los usuarios de la plataforma no gestionan directamente las disputas con los canales, es aconsejable indicar en las normas del alojamiento que se cobra un depósito de seguridad en efectivo por un importe determinado. Se devuelve al huésped al salir, después de revisar el alojamiento. El importe también debe indicarse en la cuenta del propietario.

Recomendamos documentar la entrega del depósito con un recibo o justificante y registrar el estado del alojamiento al llegar y al salir mediante fotos, vídeos u otro medio disponible.

Ni Apartments UA ni la plataforma Pms.Rent actúan como árbitros en las disputas entre huéspedes y propietarios ni toman decisiones independientes sobre compensaciones, penalizaciones o reembolsos, salvo en los casos previstos expresamente en el Acuerdo de usuario o en la legislación aplicable. Si surge una disputa entre un huésped y un propietario, ambas partes deben intentar resolverla primero directamente. Si la disputa afecta a la responsabilidad de la plataforma (por ejemplo, fraude o un error del sistema), póngase en contacto con el servicio de asistencia y facilite toda la información necesaria.

Los servidores y la infraestructura jurídica de la plataforma se encuentran en un país europeo. La base de datos está protegida mediante medidas de seguridad modernas, como cifrado, control de acceso y copias de seguridad. El acceso está limitado a un número reducido de empleados autorizados. Los datos personales se tratan de acuerdo con la Política de privacidad y la legislación aplicable en materia de protección de datos. Los propietarios tienen derecho a acceder a sus datos, corregirlos y solicitar su eliminación.

Escríbanos mediante el formulario de contacto de la página «Contacto». Revisamos todas las consultas y damos prioridad a las preguntas que afectan a muchos usuarios o se refieren al funcionamiento de la plataforma. Publicamos las respuestas a las preguntas frecuentes en la sección de FAQ para que estén disponibles para todos.